Por que capturar dados de novos visitantes da igreja é importante e desafiador?

Mesmo que seus convidados se sintam felizes com o seu serviço, obstáculos durante a semana podem impedi-los de voltar à igreja no segundo fim de semana. Daí a necessidade de acompanhamento.

Todo final de semana é a primeira vez de alguém na igreja. É possível perceber a oportunidade do ministério nas primeiras impressões, mesmo antes de seus convidados de primeira viagem ouvirem a palavra de Deus. São elas, as primeiras impressões, que dão às pessoas uma ideia de quão genuína é a sua igreja. Uma experiência desconcertante com seus recepcionistas, serviços ao visitante ou equipe de boas-vindas do estacionamento pode deixar um gosto ruim e, provavelmente, fazer com que os convidados não retornem.

Discipulado é um tópico de múltiplas camadas, mas vamos nos concentrar no segundo C dos 4Cs de uma estratégia de acompanhamento de convidado ideal: Conectar, Capturar, Comunicar e Converter. Com isso, quero compartilhar as três razões pelas quais usar cartões de conexão digital (formulários de captura de informações online) podem estar prejudicando suas chances de se conectar e depois acompanhar seus convidados.

Por que capturar os dados dos convidados é importante e desafiador?

Mesmo que seus convidados sejam abençoados pelo seu serviço, obstáculos durante a semana podem impedi-los de voltar à igreja no segundo fim de semana. Daí a necessidade de acompanhamento.

Como a vida se tornou mais rápida, as cidades se tornaram maiores, e as pessoas começaram a se mudar com mais frequência, os pastores se viram obrigados a fazer mais em menos tempo. Isso levou a diferentes métodos de captura de dados, como livros de visitas, às vezes apenas um pedaço de papel impresso ou formulários físicos.

Porém, com a digitalização, o formulário físico se tornou o cartão de conexão digital – basicamente, um formulário online para capturar as informações dos convidados. Inicialmente, essa opção não funcionou muito bem porque havia uma desconexão entre o convidado off-line e o processo de captura on-line.

Neste artigo, vamos nos concentrar em desfazer os três desafios que as igrejas enfrentam ao digitalizar o processo de acompanhamento dos convidados:

Razão # 1: pedindo muita informação

Às vezes, o cartão de conexão digital (formulário) solicita muita informação dos convidados, exigindo o “momento ideal” só para isso, com perguntas como:

Nome
Telefone
E-mail
Endereço
Comentário/Necessidades
E mesmo que você esteja apenas pedindo nome, telefone, e-mail e um comentário – e tornando a maioria opcional -, um processo que parece esmagador pode causar “abandono de formulário” ou “farei isso mais tarde”.

O fato é que as pessoas são pessoas e a psicologia é a mesma.

“Impulso de vendas” no mundo do marketing é obter a menor quantidade de informações em cada etapa para mover a pessoa para a próxima etapa, evitando o ‘abandono completo de formulário’”. E se você obtiver os dados mais importantes, como o telefone (ou até mesmo e-mail), você ainda pode acompanhar o visitante e enviá-lo uma “promoção”.

O mesmo acontece com o processo de acompanhamento da igreja. Os cartões de conexão digital facilitam um pouco o modo como os convidados podem digitar, excluir e não precisam se concentrar em caligrafia, mas se o processo de captura da igreja parecer longo ou chato, haverá “abandono de formulário” ou “dados falsos” porque, geralmente, as pessoas odeiam preencher formulários.

Agora imagine se sua igreja reunisse informações gradualmente à medida que seus convidados fossem visitados, se conectassem e a confiança fosse construída. Não seria mais fácil para seus convidados e mais ideal para o seu processo de acompanhamento? Imagine usar um método que fosse ainda mais natural do que preencher um formulário online. Qual situação faria você se sentir melhor como um novo convidado?

Razão # 2: tentando acelerar o “primeiro encontro” de seus novos convidados

Como todo fim de semana é o primeiro fim de semana de uma pessoa com você, as igrejas precisam oferecer aos convidados de primeira viagem uma experiência de “primeiro encontro”, e não um “encontro rápido”.

O “encontro rápido” é quando uma igreja está interessada apenas em conhecer alguém o suficiente para coletar seus dados para um acompanhamento de convidados ou para os novos números de crescimento do fim de semana. Isso pode criar uma cultura não-acolhedora que seja involuntariamente lançada para sua equipe de atendimento ao cliente, criando as primeiras impressões erradas com os convidados.

O aspecto chave em é, pelo menos, chegar ao segundo encontro, depois o terceiro, então assim ficará mais fácil, certo? E, com o tempo, você cria confiança mútua e pede aos clientes que compartilhem mais informações.

Em vez de um cartão de conexão digital que pode solicitar de três a cinco informações diferentes, e se a sua igreja pudesse divulgar as informações necessárias em um texto simples e automatizado, que não exige links? Algo a considerar: os convidados podem fornecer seus endereços em sua primeira visita, mas podem odiar a ideia de ter que fazer isso quando ainda não te conhecem. Assim como uma experiência de “bom encontro”, você fará a menor quantidade de perguntas, ouvirá mais e acompanhará em um dia ou dois para ver se a pessoa gostou da primeira vez na igreja, para só então começar a compartilhar mais informações. A pergunta é: “Qual é a menor quantidade de informação que você precisa coletar dos convidados de primeira viagem, e como você automatizaria pedidos adicionais com o tempo?”

Razão # 3: Ter uma igreja focada em vez de um processo focado no convidado

Tente e lembre-se de ver seu processo da perspectiva do convidado, como Jesus fez: mínimo, mas intencional. Se cinco pessoas vierem à sua igreja e apenas duas preencherem seus cartões de conexão digital imediatamente, mais duas decidem fazê-lo mais tarde, mas nunca fazem, e uma não tem intenção de preenchê-la, então isso ainda representa 40%. Mas e se você conseguir um número melhor?

Os cartões de conexão digital significam menos trabalho para sua equipe e uma maior chance de dados precisos, mas e seus convidados?

Usar apenas cartões de conexão digital significa que os convidados iniciantes precisam:

Conhecer o endereço do site da sua igreja – por isso, deve ser fácil de lembrar
Carregar o navegador e acessar o link do formulário
Em seguida, inserir suas informações

Isso pode soar como “problemas do primeiro mundo”, mas ainda é uma realidade para os seus primeiros convidados, que podem estar sem paciência ou céticos. Cada passo é antinatural (não é algo que eles fazem muito nessas circunstâncias) e cria uma barreira mental. Tudo isso junto com o fato de que as pessoas realmente não gostam de dar suas informações pessoais a “estranhos” porque geralmente não têm certeza de como essas informações serão usadas.

A opção de pedir aos convidados “envie uma mensagem de texto para o WhatsApp da nossa igreja”, por exemplo, remove algumas dessas etapas, mas pode ser uma grande sobrecarga para os visitantes de primeira viagem.

Lembre-se, é a primeira vez deles na sua igreja. Por mais fácil que pareça do ponto de vista de sua equipe, geralmente, os cartões de conexão digital não funcionam bem para muitas igrejas pelos motivos compartilhados. Para muitos, ignorar as opções de captura digital seria um ajuste melhor, pois muitos sistemas permitem que você faça manualmente o processo de acompanhamento de convidados.

Para entender o que fazer, colocar-se no lugar do seu convidado é fundamental. Faça um processo de acompanhamento que corresponda ao que funcionaria melhor para as pessoas que passam pelas suas portas e não o que funcionará melhor para sua equipe.

Agora que compartilhei com você os desafios, imagino que queiras as minhas recomendações. Acertei? Te respondo no próximo post (esse aqui já está longo), que será publicado na próxima quarta-feira (27 de fevereiro). Continue com a gente!

Jason Alexis

Criador da PastorsLine e co-autor do livro Rethink Ministry (Repense o Ministério). Sua experiência como ex-engenheiro colaborou para sua abordagem científica baseada em dados, ao criar estratégias e ferramentas digitais para igrejas. Jason também é o diretor de comunicação de sua igreja e um pai que leciona para seus dois filhos em casa.